Vendor Continuity Management: Krisensichere Lieferantenbeziehungen aufbauen

Im Bereich der Beschaffung und Supply Chain Management gibt es oft eine Verwirrung zwischen den Begriffen Verkäufer und Lieferant, da beide Rollen mit der Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen zu tun haben. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass es wesentliche Unterschiede zwischen den beiden gibt, insbesondere in Bezug auf ihre Funktion, ihre Position in der Lieferkette und ihre Rolle im Geschäftsprozess.

• Risikomanagement
  Ein gutes Verständnis der Unterschiede zwischen Verkäufern und Lieferanten ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Risiken in der Lieferkette besser zu identifizieren und zu mindern. Risiken, die durch Zuliefererengpässe oder Ausfälle in der Produktion entstehen, können besser adressiert werden, wenn Unternehmen wissen, wie sie mit den richtigen Lieferanten und Verkäufern umgehen müssen.

Ein Verkäufer ist eine Person oder ein Unternehmen, das fertige Produkte oder Dienstleistungen direkt an den Endverbraucher oder an ein anderes Unternehmen verkauft. Verkäufer können in verschiedenen Branchen tätig sein und sind typischerweise mit der Verkaufsabwicklung beschäftigt. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, waren- oder dienstleistungsbasierte Produkte zu vertreiben, die entweder bereits in ihrer endgültigen Form vorliegen oder für den Endverbraucher bereit sind.

• Beispiel: Ein Einzelhändler, der Smartphones direkt an Verbraucher verkauft, ist ein Verkäufer. Auch ein Online-Shop, der fertige Möbel oder Kleidung anbietet, zählt als Verkäufer.
• Rolle in der Beschaffung: Verkäufer sind nicht direkt in die Fertigung oder Produktion involviert, sondern handeln mit Produkten, die in der Regel bereits fertiggestellt sind. Sie bieten häufig Produkte in verschiedenen Kategorien an und sind mit dem Verkauf und Marketing dieser Produkte befasst.

Ein Lieferant hingegen ist ein Unternehmen oder eine Einzelperson, die Rohstoffe, Komponenten oder Halbfertigprodukte liefert, die in Produktionsprozessen weiterverarbeitet oder in ein fertiges Produkt umgewandelt werden. Lieferanten sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Supply Chain, da sie die notwendigen Materialien bereitstellen, die Unternehmen zur Herstellung ihrer eigenen Produkte benötigen.

• Beispiel: Ein Unternehmen, das Stahl an einen Autohersteller liefert, oder ein Zulieferer von Elektronikkomponenten, der Teile für die Herstellung von Computern oder Smartphones liefert, ist ein Lieferant. Auch ein Landwirt, der Rohstoffe wie Getreide an eine Mühle liefert, fällt in diese Kategorie.
• Rolle in der Beschaffung: Lieferanten sind direkt an der Produktion von Waren beteiligt, da sie Rohmaterialien, Maschinenkomponenten oder Teile liefern, die in einem Fertigungsprozess benötigt werden. Lieferanten arbeiten mit den Herstellern zusammen, um Produkte zu erstellen, die später von Verkäufern oder Distributoren an Endverbraucher weiterverkauft werden.
  
  
• Position in der Lieferkette:
  • Verkäufer befinden sich am Ende der Lieferkette, da sie fertige Produkte direkt an den Endverbraucher oder an andere Unternehmen verkaufen. Sie sind in der Regel nicht direkt an der Produktion beteiligt.
  • Lieferanten befinden sich in der Mitte der Lieferkette, da sie Materialien oder Teile bereitstellen, die von Herstellern für die Produktion von fertigen Produkten benötigt werden. Sie sind ein kritischer Bestandteil der Vorproduktion.

• Art der Produkte:
  • Verkäufer verkaufen fertige Produkte oder Dienstleistungen, die für den Endverbraucher oder für Unternehmen bereit sind. Diese Produkte sind in ihrer Endform und für den Gebrauch bestimmt.
  • Lieferanten stellen Rohmaterialien, Komponenten, Maschinen oder andere Ressourcen zur Verfügung, die von anderen Unternehmen zur Herstellung von fertigen Produkten oder zur Erbringung von Dienstleistungen genutzt werden.

• Verantwortung und Tätigkeit:
  • Verkäufer sind für den Verkauf und die Vermarktung von Produkten verantwortlich und fokussieren sich auf Kundenbeziehungen, Marketingstrategien und die Verkaufsabwicklung.
  • Lieferanten kümmern sich um die Bereitstellung und Lieferung von benötigten Materialien oder Dienstleistungen, die für die Herstellung von Produkten erforderlich sind. Sie sind vor allem für die Qualität, Lieferung und Verfügbarkeit von Rohstoffen zuständig.

• Zielgruppe:
  • Verkäufer richten sich oft an den Endverbraucher oder an Unternehmen, die die fertigen Produkte kaufen.
  • Lieferanten arbeiten in der Regel mit Herstellern oder Unternehmen zusammen, die die gelieferten Materialien in ihren Produktionsprozessen verwenden.

1. Sicherung der Stabilität der Lieferkette

• Ein zentrales Ziel des VCM ist es, zu gewährleisten, dass alle kritischen Lieferanten auch bei Krisen oder plötzlichen Störungen in der Lage sind, ihre Produkte und Dienstleistungen in der vereinbarten Qualität und Zeit zu liefern. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen ohne Unterbrechung weiterarbeiten kann und keine Engpässe in der Produktion oder im Service entstehen.

2. Minimierung von Geschäftsunterbrechungen

• Lieferantenausfälle, ob durch Naturkatastrophen, finanzielle Instabilität oder andere unvorhersehbare Ereignisse, können zu gravierenden Ausfällen im Geschäftsprozess führen. Der Vendor Continuity Plan (VCP) hilft dabei, solche Ausfälle zu verhindern und schnelle Lösungen zu finden, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

3. Risikomanagement in der Lieferkette

• Der Plan ermöglicht es, potenzielle Risiken innerhalb der Lieferkette zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Dazu gehören nicht nur die physischen Risiken (z. B. logistische Probleme oder Naturkatastrophen), sondern auch operationelle Risiken, wie die Insolvenz eines wichtigen Lieferanten oder mangelnde Innovation.

4. Vermeidung von Reputationsschäden

• Die Fähigkeit eines Unternehmens, zuverlässig Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen, auch in Krisenzeiten, schützt seine Reputation bei den Kunden. Ein gut implementierter Vendor Continuity Plan stellt sicher, dass es zu keinen Störungen kommt, die das Vertrauen der Kunden oder das Unternehmensimage beeinträchtigen.

1. Risikobewertung und -analyse:

• Der erste Schritt im VCM besteht darin, eine detaillierte Risikoanalyse durchzuführen, um alle potenziellen Gefahren, die die Lieferkette beeinflussen könnten, zu identifizieren. Dies beinhaltet sowohl geopolitische Risiken (z. B. instabile Regierungen, Kriege oder Handelskriege), als auch wirtschaftliche Risiken (z. B. hohe Inflation oder Währungsschwankungen) sowie technologische Risiken (z. B. Cyberangriffe, IT-Ausfälle oder Datenlecks). Dabei wird besonders auf kritische Lieferanten geachtet, deren Ausfall erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben könnte.

2. Backup-Lieferanten und Diversifizierung:

• Eine der Hauptstrategien des VCM ist die Diversifizierung der Lieferantenbasis. Anstatt sich ausschliesslich auf einen einzelnen Lieferanten zu verlassen, kann das Unternehmen alternative Lieferanten und geografische Regionen für wichtige Produkte oder Dienstleistungen nutzen. Die Auswahl von Backup-Lieferanten für kritische Ressourcen stellt sicher, dass das Unternehmen bei einem Lieferantenausfall schnell auf eine Alternative zurückgreifen kann, ohne den Betrieb zu gefährden.

3. Erstellung von Notfall- und Wiederherstellungsplänen:

• Der VCM-Plan enthält spezifische Notfall- und Wiederherstellungspläne, die in Kraft treten, wenn ein Lieferant ausfällt oder seine Leistung nicht erbringen kann. Diese Pläne beinhalten detaillierte Schritte für die schnelle Identifizierung des Problems, die Kommunikation mit betroffenen Lieferanten und die Umstellung auf Backup-Optionen oder alternative Lieferquellen. Auch wenn nur Teile der Lieferkette betroffen sind, ermöglicht der Plan eine rasche und gezielte Reaktion.

4. Vertragliche Vereinbarungen und Service Level Agreements (SLAs):

• Der Vertrag zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten sollte Klauseln enthalten, die Massnahmen zur Lieferantenkontinuität in Krisenzeiten definieren. Diese Vereinbarungen legen fest, wie schnell ein Lieferant auf Notfälle reagieren muss und welche Massnahmen ergriffen werden, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Service Level Agreements (SLAs) sind dabei besonders wichtig, da sie klare Fristen und Standards für Notfallmassnahmen festlegen.

5. Regelmässige Überprüfung und Aktualisierung des Plans:

• Ein Vendor Continuity Plan ist nicht statisch. Er muss regelmässig überprüft und an neue Risiken, Veränderungen in der Lieferkette und technologischen Fortschritt angepasst werden. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass es regelmässig mit seinen Lieferanten kommuniziert, um Änderungen in deren Fähigkeiten oder Ressourcen zu berücksichtigen und den Plan entsprechend zu aktualisieren.

6. Schulung und Kommunikation:

• Schulung von Mitarbeitern, aber auch von Lieferanten, ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des VCM. Alle Beteiligten sollten genau wissen, wie sie im Falle einer Krise reagieren müssen. Klare und regelmässige Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten stellt sicher, dass im Notfall alle Beteiligten auf denselben Plan zugreifen können und dass Informationen schnell und effizient weitergegeben werden.