Business Continuity Management Policy

Die Erarbeitung einer Business Continuity Management (BCM) Policy stellt Organisationen vor vielfältige Zielsetzungen und besondere Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf die Governance-Strukturen. Eine klare Definition von Funktionen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist entscheidend, um die Resilienz der Organisation zu stärken. Beispielsweise muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter, von der Führungsebene bis zu den operativen Teams, ihre Rolle im Krisenmanagement verstehen und entsprechend handeln können. Eine Herausforderung besteht darin, die verschiedenen Interessen der Stakeholder zu integrieren, während gleichzeitig die Compliance mit gesetzlichen Vorgaben und branchenspezifischen Standards gewahrt bleibt. Darüber hinaus erfordert die Implementierung einer effektiven BCM-Policy regelmäßige Schulungen und Tests, um die Wirksamkeit der Strategien zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen. Die erfolgreiche Umsetzung dieser Governance-Elemente kann entscheidend sein, um im Falle eines unerwarteten Ereignisses schnell und effizient reagieren zu können, was letztlich die langfristige Stabilität und das Vertrauen in die Organisation fördert.

Optimierte Formulierung der BCM-Policy Anforderungen

Um das Ziel zu erreichen, effektive und nachhaltige Business Continuity Pläne zu etablieren, sind die folgenden Anforderungen an die BCM-Policy zu definieren:

Führungsstruktur im Business Continuity Management
Eine klar definierte Führungsstruktur ist essenziell, um das Business Continuity Management (BCM) kontinuierlich zu entwickeln und zu optimieren. Diese Struktur umfasst:

• Business Continuity Sponsor: Ein Mitglied des Senior Managements, das das Programm unterstützt.
• Business Continuity Manager: Verantwortlich für die operative Umsetzung des Programms.
• Krisenmanagement-Team: Zusammengesetzt aus Mitgliedern der Geschäftsleitung, um im Ernstfall entscheidungsfähig zu sein.

Durchführung von Business Impact Analysen (BIA)
BIAs sind in allen Geschäftsbereichen durchzuführen, um:

• Die erforderlichen Kontinuitätsniveaus und akzeptablen Ausfallzeiten für kritische Geschäftsprozesse zu bestimmen.
• Die Risiken und deren potenzielle Auswirkungen zu bewerten, um eine fundierte Rechtfertigung der notwendigen Maßnahmen zur Unterstützung der Kontinuitätsstrategien zu liefern.

Identifikation und Bewertung von Risikobereichen
Im Rahmen des Kontinuitätsprogramms müssen potenzielle Risikobereiche identifiziert und bewertet werden:

• Risiken können entweder durch Schadensbegrenzung minimiert oder bewusst akzeptiert werden.
• Die Entscheidung über die Übernahme von Risiken erfolgt auf Ebene des Senior Managements und orientiert sich an den möglichen Auswirkungen von Ausfällen.

Entwicklung und Überprüfung von Business Continuity Strategien
Strategien müssen entwickelt werden, die den Anforderungen der BIA entsprechen, und regelmäßig überprüft werden, um ihre Wirksamkeit auch bei sich ändernden Geschäftsbedingungen sicherzustellen.

Erstellung und Pflege von Business Continuity Plänen
Business Continuity Pläne sollen dokumentiert, gepflegt und regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass:

• Kritische Geschäftsprozesse an alternativen Standorten innerhalb der im BIA-Prozess festgelegten Zeiträume wiederhergestellt werden können.
• Die schnelle Umsetzung von Kontinuitätsstrategien gewährleistet ist.

Mitarbeiterschulungen und -sensibilisierung
Alle Mitarbeitenden müssen regelmäßig geschult werden, um auf Katastrophen- oder Krisensituationen vorbereitet zu sein.

• Schulungen sind in regelmäßigen Abständen durchzuführen, um Wissen aufzufrischen und Handlungsanweisungen klar zu kommunizieren.
• Neue Mitarbeitende werden im Rahmen des Onboardings in das BCM-Programm eingeführt.

Regelmäßige Tests und Übungen
Es werden laufend Tests zur Resilienz und Kontinuitätsfähigkeit durchgeführt, um:

• Die allgemeine Eignung der Pläne und Verfahren sicherzustellen.
• Schwachstellen und Verbesserungspotenziale in bestehenden Dokumentationen und Prozessen zu identifizieren.

Sicherstellung der Wiederherstellungsfähigkeit
Die Fähigkeit zur Wiederherstellung nach einem kritischen Vorfall ist in einem konstanten Bereitschaftszustand zu halten. Ziel ist es, die bestmöglichen Mittel bereitzustellen, um den Betrieb an betroffenen Standorten schnellstmöglich wiederherzustellen.

Mit diesen Anforderungen schafft die BCM-Policy die Grundlage für ein resilienteres und zukunftsfähiges Unternehmen.